Buscar información dentro de una organización puede representar una parte considerable de la jornada laboral. Estudios de mercado citados en el comunicado señalan que los trabajadores del conocimiento pueden dedicar cerca del 30% de su tiempo a esta tarea, mientras otros análisis calculan un consumo aproximado de 1,8 horas diarias por colaborador.
El problema adquiere mayor relevancia a medida que las compañías acumulan contratos, propuestas comerciales, informes, manuales, políticas y otros documentos como resultado de sus operaciones. Aunque la digitalización ha facilitado su almacenamiento, localizar, comprender y utilizar esos contenidos continúa siendo un desafío.
La inteligencia artificial plantea una nueva forma de abordar ese volumen documental. En lugar de limitarse a conservar archivos, las tecnologías aplicadas a documentos permiten comprender su contenido, generar resúmenes, realizar análisis y utilizar la información empresarial como fuente de conocimiento.
Para Controles Empresariales, este cambio abre la posibilidad de reducir el trabajo manual asociado con la revisión de documentos y facilitar que los equipos encuentren información relevante para sus actividades.
“Hoy el verdadero valor está en lo que las empresas pueden hacer con esa información: conectar datos, procesos y tecnología para dar mayor autonomía a sus equipos, ganar productividad y tomar decisiones más ágiles”, afirmó Vanessa Delgado, gerente de Alianzas Estratégicas de Controles Empresariales.
Adobe, cuya oferta ha estado tradicionalmente vinculada con soluciones creativas, incorpora ahora capacidades de inteligencia artificial orientadas también al trabajo con documentos, la colaboración y la gestión de información. La propuesta busca que las organizaciones puedan interactuar de una manera más natural con el conocimiento que producen en sus actividades cotidianas.
El cambio de enfoque va más allá de utilizar inteligencia artificial para producir nuevos contenidos. “La conversación ya no es IA para crear contenido, sino IA para entender el conocimiento de la organización. La diferencia está en que una herramienta generativa tradicional responde con información general, mientras que la inteligencia artificial aplicada a documentos puede trabajar sobre la información propia de la empresa, comprender el contexto de cada documento, mantener trazabilidad sobre las interacciones realizadas y asegurar que el conocimiento se consulte bajo políticas de gobernanza, seguridad y control definidas por la organización. El verdadero valor está en transformar la información corporativa en un activo confiable, accesible y accionable para la toma de decisiones”, explicó Delgado.
Los resultados asociados a estas herramientas también comienzan a medirse en términos de eficiencia. Información presentada por Adobe y referenciada por Controles Empresariales señala que las organizaciones pueden obtener mejoras de hasta 45% en eficiencia al resumir y analizar documentos. En actividades relacionadas con la generación de contenido y el aprovechamiento de información empresarial, la mejora puede llegar hasta 30%.
El uso de estas capacidades alcanza distintas áreas de las compañías. Ventas, recursos humanos, operaciones, administración y servicio al cliente realizan tareas que dependen de localizar, interpretar y emplear información contenida en documentos.
La gestión de esos archivos también puede concentrarse en espacios colaborativos capaces de integrar hasta 100 documentos en un mismo entorno. Esta posibilidad facilita el acceso a la información y contribuye a reducir los inconvenientes derivados de trabajar con múltiples versiones de un mismo archivo.
Para Controles Empresariales, el avance de esta tecnología plantea una siguiente etapa para la transformación digital: utilizar los grandes volúmenes de información que acumulan las organizaciones para acelerar decisiones, hacer más eficientes los procesos y ampliar su capacidad de innovación.
En ese escenario, el desafío empresarial deja de estar únicamente en producir y almacenar documentos. La apuesta es convertir la información contenida en ellos en conocimiento accionable, bajo condiciones de seguridad y gobernanza, para apoyar los resultados del negocio.
