Una catástrofe natural puede detener una operación física en cuestión de minutos, pero no necesariamente debería interrumpir el acceso a los datos corporativos. Para las empresas, la capacidad de mantener la información disponible durante una emergencia se ha convertido en un componente central de la continuidad del negocio.
El riesgo comienza cuando la información depende de una única ubicación. Un terremoto, una inundación, un incendio o un colapso de infraestructura puede dejar inutilizada una sede y, con ella, los sistemas necesarios para operar, facturar o atender a los clientes.
“La centralización física de los datos es una fragilidad crítica. Cuando una inundación, un incendio o un colapso de infraestructura, causado por un terremoto, destruye o inhabilita una sede, las empresas sin respaldo real de sus datos no solo pierden archivos; pierden la capacidad de operar, facturar y atender a sus clientes, lo que en muchos casos desemboca en la quiebra definitiva”, dice Carla García, Directora de Nuevos Negocios de Zoho en América Latina.
La alternativa planteada para reducir esta exposición es trasladar la protección de la información hacia servicios de software en la nube capaces de sostener la operación incluso cuando una infraestructura física resulte afectada. Sin embargo, el comunicado advierte que no todas las plataformas ofrecen las mismas condiciones de disponibilidad y respaldo.
Una arquitectura preparada para enfrentar desastres debe incorporar alta disponibilidad y redundancia geográfica. En el caso de Zoho, la estrategia contempla centros de datos propios distribuidos internacionalmente.
“En nuestro caso, por ejemplo, apostamos por tener nuestros centros de datos propios en diferentes partes del mundo, para evitar que una catástrofe ponga en riesgo los datos de nuestros clientes. En la actualidad tenemos 18 centros de datos en todo el mundo”, comenta García.
La distribución de esa infraestructura permite replicar y respaldar información de manera continua en distintas regiones. Si un centro de datos queda afectado por una catástrofe natural o una falla masiva de energía, la operación puede ser redirigida hacia otra ubicación de la red. Así, el acceso a la información puede mantenerse en tiempo real para el usuario y para las actividades del negocio.
La preparación también requiere medidas que van más allá de la ubicación física de los servidores. García plantea cinco acciones para reducir el riesgo de pérdida de datos durante una emergencia.
La primera consiste en utilizar infraestructura en la nube con redundancia geográfica. Mantener copias de seguridad en una sola ubicación o depender exclusivamente de servidores locales aumenta la exposición ante terremotos, inundaciones e incendios. Una infraestructura distribuida permite conservar la disponibilidad de la información desde otra región si una sede o servidor deja de funcionar.
El segundo punto es establecer respaldos automatizados y permanentes. Las organizaciones deben contar con políticas que realicen copias en tiempo real o mediante intervalos frecuentes y, además, comprobar periódicamente que los mecanismos de recuperación funcionen correctamente y que los archivos no sufran corrupción.
La protección de los datos durante una crisis también depende de la seguridad aplicada sobre ellos. Por eso, la tercera recomendación apunta al cifrado de extremo a extremo y a políticas estrictas de privacidad. Los datos deben permanecer cifrados tanto durante su tránsito como cuando están almacenados, con estándares rigurosos de cumplimiento y autenticación multifactor para reducir el riesgo de accesos no autorizados y ciberataques.
Otro aspecto es reducir las dependencias tecnológicas. Confiar la continuidad operativa a un proveedor que no controla su propia infraestructura puede generar puntos ciegos y aumentar la exposición frente a interrupciones de la cadena de suministro digital. La cuarta recomendación consiste en optar por servicios que administren sus propios centros de datos.
El quinto elemento es la preparación de las personas. Un Plan de Continuidad del Negocio debe establecer con claridad los roles, los accesos remotos seguros y los canales de comunicación para emergencias. De esta manera, el equipo puede saber cómo ingresar a los sistemas esenciales y mantener las operaciones desde otra ubicación después de una tragedia.
Para las organizaciones, la protección de la información durante una emergencia no se limita a conservar archivos. También implica garantizar la privacidad y el control sobre los activos digitales. Bajo el modelo planteado por Zoho, la propiedad intelectual, los registros financieros y la información confidencial pertenecen exclusivamente a la empresa, sin que sus datos sean monetizados, rastreados ni expuestos.
