Los tiquetes aéreos comprados a última hora pueden representar un sobrecosto significativo para las empresas. Según Grupo VDT Corporate Business Travel, las reservas efectuadas durante la semana anterior al viaje pueden llegar a costar el doble que aquellas adquiridas con suficiente anticipación. El impacto puede pasar inadvertido cuando los gastos se distribuyen entre diferentes departamentos, viajeros y centros de costos.
El problema no se limita al precio de cada pasaje. Los desplazamientos laborales permiten visitar clientes, asistir a eventos, desarrollar negocios y mantener relaciones comerciales, pero su administración también implica decisiones presupuestales que, sin planificación ni seguimiento, pueden elevar el gasto de las organizaciones.
Para controlar esos recursos, Grupo VDT plantea tres medidas: incorporar las políticas de viajes a los procesos cotidianos de compra, reunir la información sobre las reservas para identificar patrones de consumo y contar con el apoyo de una agencia especializada en desplazamientos corporativos.
Las reglas deben aplicarse antes de comprar
Tener una política de viajes documentada no garantiza que se cumplan los presupuestos. Aunque las empresas pueden establecer límites de gasto, categorías de alojamiento y transporte, requisitos de autorización y plazos para reservar, esas disposiciones pierden efectividad si no intervienen directamente en las decisiones de compra.
La aplicación de las reglas requiere controles previos, alertas y niveles de aprobación que permitan revisar cada solicitud antes de confirmar una reserva. Entre los aspectos que deben quedar definidos están los tiempos mínimos para comprar tiquetes, los presupuestos permitidos según el destino y la duración del viaje, las categorías aéreas y hoteleras autorizadas y el procedimiento para tramitar excepciones.
También es necesario establecer cómo se gestionarán los cambios de itinerario, las cancelaciones y los reembolsos, además de precisar las responsabilidades de los viajeros, las áreas que solicitan los desplazamientos y las personas encargadas de autorizarlos.
El objetivo es evitar que las solicitudes extraordinarias se conviertan en una práctica habitual. Una compra urgente puede parecer justificada de manera individual, pero la repetición de estas decisiones puede afectar el presupuesto acumulado durante varios meses.
Centralizar los datos permite identificar dónde se gasta más
Cuando cada departamento organiza sus desplazamientos por separado, la compañía pierde capacidad para conocer el comportamiento general de sus viajes. La dispersión de las reservas dificulta establecer cuáles son las rutas más utilizadas, qué proveedores concentran las compras y qué áreas generan los mayores gastos.
Reunir esta información permite identificar patrones y utilizar el volumen de viajes para negociar condiciones con aerolíneas, hoteles y otros proveedores. Los registros históricos también ayudan a determinar con cuánta anticipación reservan los empleados, cuánto representan los cambios y las cancelaciones, qué proporción de las compras incumple las políticas internas y dónde podrían establecerse convenios o tarifas corporativas.
Este seguimiento permite pasar de la atención individual de cada solicitud a una administración basada en información verificable. En lugar de reaccionar ante cada compra, las organizaciones pueden identificar las principales fuentes de gasto y orientar sus decisiones hacia las áreas que necesitan mayor control.
Qué puede aportar una agencia de viajes corporativos
La tercera medida consiste en recurrir a una agencia especializada cuya labor no se limite a emitir tiquetes. Según el planteamiento de Grupo VDT Corporate Business Travel, este tipo de servicio también puede integrar asesoría, tecnología, consolidación de datos, negociación con proveedores y acompañamiento durante las distintas etapas del desplazamiento.
Entre sus funciones están la implementación de controles de compra, el seguimiento de las reservas, la elaboración de informes por departamentos y la identificación de oportunidades de ahorro. La asistencia también puede ser relevante ante cambios de itinerario, cancelaciones, solicitudes de última hora y emergencias que alteren los planes iniciales.
Grupo VDT Corporate Business Travel cuenta con una plataforma respaldada por los principales sistemas globales de distribución y conexiones con aerolíneas, así como diferentes modelos de atención empresarial. Su oferta incluye gestión de reservas, acompañamiento especializado, información para la toma de decisiones y herramientas de control presupuestal.
El precio no es el único criterio para ahorrar
La reducción del gasto no depende necesariamente de elegir siempre el tiquete más barato ni de restringir los desplazamientos de los equipos. Una tarifa inferior puede terminar siendo más costosa si impone limitaciones para modificar el itinerario, contempla penalidades elevadas o no se ajusta a las necesidades del viaje.
La gestión eficiente exige considerar conjuntamente el precio, la flexibilidad de las reservas, la atención, la seguridad y el cumplimiento de los objetivos empresariales.
La planificación anticipada, la consolidación de la demanda y la aplicación de las políticas desde el momento de la compra permiten controlar mejor los recursos destinados a los desplazamientos. Bajo este enfoque, cada reserva se integra en una estrategia de administración del gasto, en lugar de tratarse como una transacción independiente.
