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Colombina, el ejemplo de transformación digital de una empresa centenaria

Hace tres años, esta empresa, una de las más tradicionales y queridas del país, inició su transformación digital con su migración a la nube. Con el paquete Office 365 encontró una solución segura y versátil para que sus colaboradores tuvieran a la mano todas las herramientas para desempeñar sus labores de manera eficiente, flexible y segura.

Colombina es una empresa colombiana de carácter global con más de 90 años en el mercado, enfocada en cautivar a sus clientes con alimentos prácticos y gratificantes. Es una de las precursoras de la exportación en Colombia, con presencia actual más de 80 países y millones de clientes internacionales. Alimentados por un fuerte compromiso corporativo, Colombina centra su visión empresarial en valores como el servicio al cliente, la creatividad y la innovación. 

A pesar de ser una empresa de tradición, Colombina centra su mirada hacia el futuro. Cuando Colombina decidió, hace tres años, migrar sus sistemas a la nube, no solo inició un revolucionario proceso de transformación tecnológica, sino que puso las bases -tal vez de forma inesperada- del trabajo remoto que hoy es parte fundamental de su operación. La coyuntura, a raíz de la emergencia de salud pública del COVID-19, obligó a esta empresa a modificar un alto volumen de sus labores presenciales hacia la virtualidad. 

No fue un reto menor para esta compañía, que endulza y provee alimentos a más de 80 naciones. Pero como ha sucedido con la mayoría de empresas, organizaciones y gobiernos que ya habían iniciado una transformación digital antes de esta coyuntura, la adaptación de Colombina fue veloz y su respuesta resiliente. En menos de tres semanas, más del 50 por ciento de sus colaboradores estaban conectados con Microsoft Teams. Teams le permitió a Colombina mantener reuniones, trabajar en línea en documentos compartidos, hacer seguimiento de proyectos clave y dar continuidad a sus operaciones de manera remota mientras sus plantas de producción no podían detenerse. 

El comienzo de una transformación digital 

El punto de partida se dio hacia 2017, cuando Colombina exploró las bondades de la migración a la nube en términos de seguridad de la información, flexibilidad en el uso de distintas herramientas e independencia de dispositivos para ejecutar tareas. “Encontramos que los beneficios de Office 365 eran muchos, porque la gente ya no dependía de su equipo físico, era una solución que brindaba movilidad y flexibilidad, garantizando la integridad, la privacidad y seguridad de la información. Para revisar o buscar un archivo no se tenía que esperar hasta volver a casa, prender el computador y hacer todo el proceso. Teniendo la información en OneDrive todo estaba a la mano. Ahí fue que nos animamos a pasar a la nube”, explica Constanza Rubio Henao, líder de Microinformática de Colombina. 

Desde ese momento la evolución ha sido constante. Con equipos que no solo están en Colombia sino también en Chile, Perú, Ecuador, Panamá, Costa Rica, El Salvador, Honduras, Guatemala, Estados Unidos, Puerto Rico, República Dominicana y España, Colombina apostó inicialmente por Skype para mantenerlos conectados a través de llamadas y reuniones. Sin embargo, a finales de 2019 comenzaron a evolucionar hacia una solución más integral con Teams y encontraron en sus funcionalidades y versatilidad la opción adecuada para seguir avanzando. 

A través de esta plataforma, sus colaboradores en todos los países se han convertido en organizadores de eventos online, han logrado configurar equipos de trabajo organizados y adoptar costumbres eficientes que nada tienen que envidiarle a la presencialidad. La facilidad en el manejo de Teams ha despertado su curiosidad al punto de explorar extensiones como Microsoft Planner y Microsoft Teams live events. 

Poco a poco, Microsoft Teams se convertiría en el hub de comunicación que conecta a toda la empresa. “Empezamos con las llamadas y el chat, pero rápidamente vimos la posibilidad de abrir canales, centralizar la documentación, trabajar todas las aplicaciones en la misma plataforma, compartir archivos de manera organizada y unificada. Además de la integridad y la seguridad de la información, Teams ofrece la trazabilidad de las tareas y proyectos. Descubrimos que en la virtualidad podemos ser igual de ágiles y espontáneos para resolver, convocar, conversar y reunirnos y tomar decisiones”, añade Rubio. 

Comprometidos con la formación corporativa 

Con el propósito de elevar el conocimiento de sus colaboradores, además de las capacitaciones en vivo, Colombina ha incorporado en su centro de aprendizaje a la Universidad Corporativa Colombina, la cual ofrece modelos rápidos de acercamiento al uso de la tecnología a través de módulos cortos y dinámicos; de esta manera las personas conocen sobre las nuevas herramientas para desarrollar de mejor manera su trabajo. 

“Somos cerca de 2.200 colaboradores y para finales de junio pasado teníamos más de 1.700 conectados en Teams. Vienen más capacitaciones para que las personas que faltan se sumen a este plan, porque les ha gustado y nos hemos dado cuenta de que es parte de su día a día. Ahora, para cualquier decisión inmediata, el jefe busca a las personas que requiere y se reúnen para tratar el tema y decidir”, señala Rubio. 

Un futuro comprometedor, apalancado por la tecnología 

Y como los buenos cambios llegan para quedarse, la evolución de Colombina sin duda cambiará rutinas de una empresa de amplia tradición. “Esta experiencia nos ha demostrado que sí se puede; que estas herramientas o tecnologías han apalancado la operación de la compañía. Todos los administrativos estamos trabajando de forma virtual, desde casa, y esta prueba de fuego nos hizo perder el miedo, vencer los prejuicios. Esperamos que cuando volvamos a la normalidad esto nos haya dado el impulso para continuar evolucionando e innovando”, concluye Rubio. 

Su ejemplo de adaptación al cambio, creatividad y constante crecimiento los lleva a trazar nuevos proyectos en la nube de Azure, que agreguen valor a sus diferentes áreas, probando soluciones de social listening, inteligencia artificial y escritorios virtuales. Contar con soluciones tecnológicas que ponen la seguridad de la información en el centro del diseño e implementación, ha abierto el camino para grandes planes de transformación.