A pesar que faltan pocos meses para que comience a regir la factura electrónica, para algunas empresas la transición de lo tradicional a lo digital resulta engorroso y las cifras son muestra de ello.
Solo el 3% de las compañías en Colombia han adoptado esta modalidad, de acuerdo con un estudio realizado por la firma Seres. Teniendo en cuenta la poca acogida de la norma, y para que este proceso sea más sencillo de hacer, expertos de Multibank prepararon las siguientes cinco lecciones para que se prepare y despeje dudas sobre la e-facturación.
¿Cuál es la diferencia entre una factura electrónica y una factura digital?
La factura electrónica es un documento que cumple, bajo condiciones electrónicas, con la generación, distribución, entrega, recibo, rechazo y conservación con la entidad tributaria y con el cliente. No se trata solo de facturar a través de un software, sino de garantizar la información de facturación en línea con la DIAN y con cada adquiriente.
Por su parte, la factura digital corresponde a una factura realizada por computador o talonario, la cual mediante sistemas computacionales se convierte en un archivo PDF o imagen que se pueden enviar por internet.
¿Cuáles son las características de la factura electrónica?
Según el artículo No. 3 del Decreto 2242 de 2015, las condiciones mínimas que debe cumplir una factura electrónica son:
a. Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
b. Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
c. Cumplir requisitos aplicables del artículo 617, y específicos del 512-9 y 512-11 del Estatuto Tributario (ET) y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.
d. Incluir firma digital o electrónica que garantice autenticidad e integridad, y no repudio de la factura electrónica de acuerdo con la política de firma definida por la DIAN.
e. Incluir el Código Único de Factura Electrónica (CUFE).
¿Qué es el Registro de Facturas Electrónicas (REFEL)?
El Registro de Facturas Electrónicas, REFEL, es la plataforma electrónica administrada por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, o por el tercero que este contrate, a través de la cual el emisor o tenedor legítimo de una factura realiza el endoso electrónico, con el fin de permitir su circulación. Así, el REFEL está encargado de recibir, validar e inscribir las facturas electrónicas como título valor y de almacenar la información relacionada con las mismas.
¿Qué son los Sistemas de Negociación Electrónica?
Son plataformas administradas por personas jurídicas, que permiten la circulación de las facturas en un mercado abierto y que realizan actividades de intermediación entre los tenedores legítimos y los posibles compradores. Los administradores de Sistemas de Negociación Electrónica deben obtener la autorización del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para su operación. Adicionalmente, están obligados a cumplir con los requerimientos técnicos y legales que señale el Manual de Funcionamiento que sea expedido por el Ministerio y a contar con procedimientos para la prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
¿Cómo operará la circulación de la factura electrónica como Título Valor?
La circulación de la factura electrónica se hará a través del endoso electrónico en el registro REFEL. El emisor o tenedor legítimo solicitará la remisión de la información de la factura al Sistema de Negociación Electrónica de su preferencia, donde se llevará a cabo la intermediación. El registro dejará constancia de que la factura se encuentra en negociación y, entre tanto, no podrá hacerse ningún endoso directamente por el emisor o tenedor.
A su vez, el comprador de la factura electrónica deberá acreditar al Sistema de Negociación el pago del valor de venta de la misma. Una vez recibida la información del comprador, el Sistema de Negociación efectuará el endoso en el registro, en los términos del mandato que haya sido otorgado por el endosante.
De otro lado, si el endosante o tenedor legítimo quiere circular la factura por fuera de los Sistemas de Negociación Electrónica, podrá, como consecuencia de una negociación directa, efectuar el endoso en el registro de facturas electrónicas.
Si bien hacer cambios en los procesos dentro las compañías requiere de conocimiento y tiempo, la mejor forma para realizar esta transición es hacerlo de la mano de la tecnología y un banco aliado que eduque a los usuarios respecto a este tema y haga un acompañamiento responsable.
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